Politique de confidentialité

Actyve est un outil professionnel. Il est utilisé par les commerciaux d'une entreprise pour suivre leurs prospects. Les données qui s'y trouvent appartiennent à cette entreprise : c'est elle qui décide de ce qui est collecté et pourquoi. Actyve SRL fournit et opère l'outil pour son compte, sur ses instructions.

Au sens du RGPD, l'entreprise cliente est responsable du traitement et Actyve SRL est sous-traitant.

Actyve SRL — Rue Delwaide 60/5, 4681 Oupeye, Belgique — numéro d'entreprise BE1015964340.

Pour toute question ou demande relative à vos données : security@mail.actyve.ai.

Si vous êtes un prospect ou un client de l'entreprise

• Vos coordonnées : nom, email, téléphone, société, adresse.
• Le suivi commercial vous concernant : étape, montant, tâches, rendez-vous, notes rédigées par le commercial.
• Si un commercial utilise la prise de note lors d'un rendez-vous : l'enregistrement audio de l'échange, sa transcription et son résumé. Le commercial doit vous en informer avant d'enregistrer. L'audio est supprimé dès que la transcription est faite.

Si vous utilisez l'application (commercial)

• Votre identité professionnelle : nom, email, photo, rôle.
• Vos appareils connectés : le type d'appareil et la date de dernière activité, pour que vous puissiez déconnecter à distance un téléphone perdu. Ni votre adresse IP, ni votre position.
• Si vous connectez votre agenda, les créneaux occupés y sont repris pour éviter les doubles réservations.

• Aucune publicité, aucun profilage publicitaire.
• Aucun outil de mesure d'audience, aucun traceur tiers, aucun partage à des fins commerciales.
• Aucune décision automatisée ayant un effet juridique au sens de l'article 22 du RGPD. Après un rendez-vous, l'assistant propose des suites dans le CRM du commercial et attend une confirmation humaine avant de les appliquer, qu'il s'agisse de déplacer l'opportunité, de la marquer perdue, d'enregistrer un montant ou de planifier un rendez-vous. Seule la création d'une tâche de rappel se fait directement, et elle reste annulable en un clic. Rien de tout cela ne produit d'effet juridique sur la personne concernée.
• Aucune vente ni location de données, à personne.

• Audio d'un rendez-vous : supprimé dès la transcription faite ; au maximum 7 jours si l'analyse a échoué.
• Transcription d'un rendez-vous : supprimée automatiquement au bout de 90 jours. Seul le résumé, déjà enregistré dans la fiche du prospect, est conservé au-delà.
• Fiches et suivi commercial : conservés tant que l'entreprise cliente les conserve dans son CRM. C'est elle qui en fixe la durée.
• Session : 90 jours, prolongée à chaque visite, révocable à tout moment depuis vos réglages.
• Sur votre téléphone : les données consultées hors ligne sont effacées à la déconnexion, et automatiquement au bout de 7 jours.

Uniquement des prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service, liés par contrat et interdits d'en faire un autre usage :

• GoHighLevel (États-Unis) — le CRM d'origine de l'entreprise cliente, source des données.
• Scaleway (France) — hébergement de la base de données, rédaction assistée, résumé des rendez-vous et de leurs suites, traduction de vos notes, les messages du fil d'équipe quand vous y appelez l'assistant, les tendances du marché dégagées des notes de l'équipe pour les managers et, pour l'assistant vocal, la transcription de votre voix et la compréhension de vos demandes.
• Mistral AI (France) — transcription de l'audio des rendez-vous, en distinguant les interlocuteurs.
• Microsoft Azure (France, région Paris) — synthèse vocale des réponses de l'assistant vocal (le texte des réponses seulement, jamais votre voix).
• Cartesia (États-Unis) — synthèse vocale des réponses de l'assistant vocal, lorsque cette voix est celle qui est activée (le texte des réponses seulement, jamais votre voix).
• Google ou Apple (États-Unis), selon votre navigateur — quand vous enregistrez un rendez-vous depuis un navigateur web, son service vocal écrit le texte pendant que vous parlez, et ce texte sert au compte rendu. L'application mobile ne passe pas par eux.
• Vercel — hébergement de l'application, exécution en Europe (Paris).
• Resend (États-Unis) — envoi des codes de connexion aux commerciaux. Aucune donnée de prospect.

Les transferts hors de l'Union européenne sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Exception à connaître : le service vocal du navigateur est appelé par le navigateur lui-même, sous l'accord qui vous lie à son éditeur, et non par Actyve au titre d'un contrat de sous-traitance. Vous pouvez l'éviter en utilisant l'application mobile ou un navigateur qui n'en propose pas.

Un connecteur pour outils externes existe aussi : un manager du compte peut relier l'outil de son choix (un client MCP) pour lire les données de son compte et y poser des tâches, des notes ou une assignation. C'est l'entreprise cliente qui choisit cet outil et qui déclenche chaque transfert, sous sa responsabilité : Actyve n'envoie rien à ce tiers de sa propre initiative et ne le choisit pas. Les enregistrements de rendez-vous n'y passent jamais. Un connecteur se coupe à tout moment depuis « Appareils connectés ».

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité.

⚠️ Comme les données appartiennent à l'entreprise qui vous a contacté, adressez votre demande en priorité à cette entreprise : c'est elle qui décide. Si vous ne savez pas à qui vous adresser, écrivez-nous à security@mail.actyve.ai et nous transmettrons.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — dataprotectionauthority.be.

Pour supprimer votre compte utilisateur : suivez cette procédure.

• Chiffrement des échanges, et des secrets d'accès stockés.
• Connexion sans mot de passe (code à usage unique), verrouillage par code et biométrie sur mobile.
• Chaque commercial ne voit que ce que son entreprise l'autorise à voir ; les données de deux entreprises clientes ne se croisent jamais.
• La transcription d'un rendez-vous est accessible au commercial qui l'a enregistrée et aux responsables de son entreprise, qui peuvent aussi la supprimer. Personne d'autre dans l'application n'y a accès.
• Possibilité de déconnecter à distance un appareil perdu ou volé.